Irtisanoutuminen sähköpostilla: pätevyys ja valmiit mallipohjat

On sähköposti pätevä tapa irtisanoutua?

Kyllä. Työsopimuslaki ei aseta irtisanoutumisilmoitukselle muotovaatimusta, suullinen ilmoitus on jo sinänsä pätevä. Sähköposti on käytännössä yksi turvallisimmista tavoista irtisanoutua, koska se tuottaa automaattisesti kirjallisen, aikaleimatun jäljen, toisin kuin puhelinsoitto tai käytäväkeskustelu.

Käytännössä kannattaa aina kertoa irtisanoutumisesta myös suullisesti esihenkilölle, sähköposti toimii silloin virallisena ja todisteellisena vahvistuksena, ei ainoana viestikanavana yllätykseksi.

Milloin irtisanomisaika alkaa: lähetys- vai vastaanottopäivä

Irtisanomisaika ei ala siitä päivästä, jonka olet kirjoittanut viestiin, vaan siitä, kun työnantaja on tosiasiallisesti saanut ilmoituksen tiedokseen. Jos työnantaja vahvistaa vastaanottaneensa viestin, irtisanomisaika alkaa vahvistuspäivästä.

Jos vahvistusta ei tule, sovelletaan tiedoksisaantiolettamaa: kirjeitse tai sähköpostilla lähetetty ilmoitus katsotaan tulleen työnantajan tietoon viimeistään seitsemäntenä päivänä lähettämisestä. Tämä seitsemän päivän sääntö on tärkein yksittäinen asia, joka usein unohtuu, ja se voi käytännössä pidentää työsuhdettasi viikon verran, jos ajoitat viestin huolimattomasti.

Jos lähetät viestin vuosilomalla ollessasi, seitsemän päivän laskenta ei kulu loman aikana, kello käynnistyy vasta loman päättymistä seuraavasta päivästä. Sairauslomalle vastaavaa poikkeusta ei ole.

Näin varmistat, että irtisanoutumisesi kestää todisteena

Todistustaakka siitä, että irtisanoutumisilmoitus on lähetetty ja saapunut perille, on lähtökohtaisesti sinulla. Muutama yksinkertainen toimenpide poistaa jälkikäteisen kiistan mahdollisuuden käytännössä kokonaan.

1. 1Pyydä sähköpostiin lukukuittaus, tai vähintään pyydä esihenkilöä vastaamaan lyhyesti "vastaanotettu".
2. 2Lähetä kopio itsellesi omaan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseesi samalla hetkellä.
3. 3Tallenna lähetysvahvistus (näyttää lähetysajan ja vastaanottajan), älä poista viestiä työsähköpostista irtisanomisajan kuluessa.
4. 4Harkitse tärkeissä tai riitaisissa tilanteissa lisäksi kirjatun kirjeen lähettämistä varmuuden vuoksi.
5. 5Kerro asiasta myös suullisesti esihenkilölle mahdollisimman pian sähköpostin lähettämisen jälkeen.

Mallipohja 1: lyhyt ja muodollinen ilmoitus

Toimii useimpiin tilanteisiin. Syytä irtisanoutumiselle ei tarvitse mainita.

1. 1--- MALLITEKSTI ALKAA ---
2. 2Aihe: Irtisanoutuminen, [Oma nimi]
3. 3
4. 4Hei [esihenkilön nimi],
5. 5
6. 6Ilmoitan täten irtisanoutuvani tehtävästäni [yrityksen nimi] palveluksessa. Irtisanomisaikani on [X], joten viimeinen työpäiväni on [päivämäärä], ellei toisin sovita.
7. 7
8. 8Pyydän vahvistamaan tämän viestin vastaanottamisen.
9. 9
10. 10Ystävällisin terveisin,
11. 11[Oma nimi]
12. 12[Päivämäärä]
13. 13--- MALLITEKSTI PÄÄTTYY ---

Mallipohja 2: lämpimämpi ilmoitus

Sopii, kun haluat jättää hyvät välit ja kiittää kollegoja tai esihenkilöä.

1. 1--- MALLITEKSTI ALKAA ---
2. 2Aihe: Irtisanoutuminen, [Oma nimi]
3. 3
4. 4Hei [esihenkilön nimi],
5. 5
6. 6Tämä ei ole helppo viesti kirjoitettavaksi, mutta olen päättänyt irtisanoutua tehtävästäni. Olen kiitollinen näistä [X] vuodesta ja kaikesta oppimastani matkan varrella.
7. 7
8. 8Irtisanomisaikani on [X], ja viimeinen työpäiväni on siten [päivämäärä]. Autan mielelläni tehtävien siirrossa loppuajan.
9. 9
10. 10Vahvistaisitko lyhyesti, että viesti on tullut perille?
11. 11
12. 12Terveisin,
13. 13[Oma nimi]
14. 14[Päivämäärä]
15. 15--- MALLITEKSTI PÄÄTTYY ---

Mallipohja 3: irtisanoutuminen koeaikana

Koeaikana irtisanomisaikaa ei sovelleta, joten viesti eroaa sisällöltään edellisistä.

1. 1--- MALLITEKSTI ALKAA ---
2. 2Aihe: Työsuhteen päättäminen koeaikana, [Oma nimi]
3. 3
4. 4Hei [esihenkilön nimi],
5. 5
6. 6Ilmoitan päättäväni työsuhteeni koeaikaan vedoten [päivämäärä] alkaen. Koeaikapurun vuoksi irtisanomisaikaa ei sovelleta, ja viimeinen työpäiväni on siten [päivämäärä].
7. 7
8. 8Pyydän vahvistusta viestin vastaanottamisesta.
9. 9
10. 10Ystävällisin terveisin,
11. 11[Oma nimi]
12. 12[Päivämäärä]
13. 13--- MALLITEKSTI PÄÄTTYY ---

Entä jos työnantaja ei vastaa tai väittää, ettei saanut viestiä

Jos esihenkilö ei vastaa muutamassa päivässä, lähetä muistutusviesti ja liitä mukaan alkuperäinen viesti ketjuna, tämä osoittaa lähetysajankohdan. Ilmoita asiasta tarvittaessa myös HR:lle tai esihenkilön esihenkilölle.

Jos työnantaja jälkikäteen väittää, ettei viestiä ole koskaan saatu, seitsemän päivän tiedoksisaantiolettama suojaa sinua: ilmoitus katsotaan tulleen tiedoksi viimeistään seitsemäntenä päivänä lähettämisestä, kunhan pystyt osoittamaan lähetysajankohdan ja oikean vastaanottajan osoitteen. Tästä syystä lähetysvahvistuksen ja kopion säilyttäminen on niin tärkeää.

Sähköposti, Teams-viesti vai tekstiviesti, mikä kestää todisteena

Kaikki kanavat ovat muotovaatimuksen kannalta lähtökohtaisesti yhtä päteviä, mutta eivät yhtä turvallisia todistamisen kannalta. Sähköposti tallentuu palvelimille ja sisältää aikaleiman molemmin puolin, minkä ansiosta se on käytännössä paras yhden kanavan valinta.

Teams- tai Slack-viesti voi kadota, jos tili suljetaan irtisanomisajan päätyttyä tai järjestelmä arkistoidaan, eikä sinulla välttämättä ole enää pääsyä todisteeseen jälkikäteen. Tekstiviesti tai WhatsApp-viesti on muotovaatimuksen puolesta pätevä, mutta puhelinnumeron vaihtuessa tai varmuuskopion puuttuessa todiste voi kadota, näitä kanavia ei kannata käyttää ainoana ilmoituskanavana.