Kehityskeskustelu: kysymykset ja valmistautuminen

Mikä kehityskeskustelu on, ja miksi se kannattaa ottaa tosissaan?

Kehityskeskustelu on esihenkilön ja työntekijän välinen säännöllinen, ennalta sovittu kahdenkeskinen tapaaminen. Siinä käydään läpi menneen kauden tavoitteet, onnistumiset, kehityskohteet ja sovitaan tulevasta suunnasta. Yleensä se pidetään kerran vuodessa, joissain organisaatioissa kaksi kertaa.

Se ei ole lain vaatima, mutta laki velvoittaa työnantajan edistämään työntekijän kehittymistä ja käymään tavoitteista läpi. Käytännössä kehityskeskustelu on vakiintunut tapa täyttää tämä velvollisuus.

Monelle työntekijälle kehityskeskustelu tuntuu pakolliselta suoritukselta, jossa vastataan samoihin kysymyksiin vuodesta toiseen. Mutta tässä piilee tilaisuus: koska useimmat kollegasi käyvät sen läpi passiivisesti, sinä erotut jo pelkästään valmistautumalla. Hyvin hoidettu kehityskeskustelu voi avata oven palkkakorotukseen, koulutusbudjettiin, uusiin vastuisiin tai sisäiseen siirtoon.

Lyhyesti: kehityskeskustelu on sinun aika. Käytä se.

Näin valmistaudut kehityskeskusteluun, 7 askelta

Valmistautumiseen kannattaa käyttää reilu tunti, ei viittä minuuttia ennen tapaamista. Alla on konkreettinen lista, jonka avulla menet sisään valmiina, etkä vain reagoi esihenkilön kysymyksiin.

Muista: esihenkilösikin valmistautuu. Mitä paremmin sinä olet miettinyt asiat, sitä laadukkaampaa keskustelu on molemmille.

1. 1Kertaa menneen kauden tavoitteet. Avaa viimevuotinen kehityskeskusteludokumentti tai kalenterimerkinnät. Mitä sovittiin? Mitä toteutui, mitä ei, ja miksi? Ole rehellinen itsellesi.
2. 2Listaa konkreettiset onnistumisesi. Älä luota muistiin: kaiva Slack-viestit, sähköpostit, projektimuistiot. Kirjoita ylös 3–5 asiaa, joissa olet onnistunut mitattavasti. Esimerkiksi: 'Vedin asiakasprojektin, joka valmistui aikataulussa ja 10 % budjetin alle' on paljon vahvempi kuin 'tein projekteja'.
3. 3Tunnista kehityskohteet ennen kuin esihenkilösi tekee sen. Jos tiedät, missä on parannettavaa, sano se itse ensin. Se osoittaa itsetuntemusta eikä jätä tilaa ikäville yllätyksille.
4. 4Mieti uratoiveesi 1–3 vuoden tähtäimellä. Haluatko lisää vastuuta, erikoistua tiettyyn osa-alueeseen, vaihtaa tiimiä tai edetä esimiestehtäviin? Mitä konkreettisempaa, sitä parempi.
5. 5Selvitä markkinapalkkasi. Tarkista Uratehtaan palkkatiedoista, mitä roolisi maksaa tällä hetkellä markkinoilla. Jos olet alle mediaanin, sinulla on peruste palkkauskeskustelulle. Jos olet yli, se kertoo asemastasi.
6. 6Kirjoita ylös 2–3 toivetta tai pyyntöä. Esimerkiksi: koulutusbudjetti, etätyöjousto, uusi vastuualue tai tiimivaihdos. Ilman konkreettista pyyntöä ei voi saada konkreettista vastausta.
7. 7Pohdi, mitä tukea kaipaat esihenkilöltäsi. Moni unohtaa tämän. Hyvä esihenkilö haluaa tietää: puuttuuko sinulta resursseja, jääkö palautetta liian vähälle, tarvitsetko enemmän autonomiaa?

Yleiset kehityskeskustelukysymykset, ja miten vastaat niihin

Suurin osa kehityskeskusteluista pyörii samojen teemojen ympärillä. Kun tiedät kysymykset etukäteen, et jää tyhjää tuijottamaan.

Alla tyypillisimmät kysymykset ja esimerkit siitä, miten niihin kannattaa vastata. Huomaa ero: 'Esimerkiksi näin' vs. 'Ei näin'.

1. 1'Miten viime vuosi mielestäsi meni?', Ei näin: 'Ihan hyvin, ei valitettavaa.' Esimerkiksi näin: 'Onnistuin erityisesti X-projektin läpiviennissä ja tiimityöskentelyssä Y-tiimin kanssa. Haasteena oli Z, josta otin opiksi tekemällä…'
2. 2'Mitkä ovat vahvuutesi?', Ei näin: 'Olen tunnollinen ja ahkera.' Esimerkiksi näin: 'Olen erityisen vahva asiakasviestinnässä, sain viime kvartaalilla kolme spontaania kiitosta asiakkailta palvelun laadusta.'
3. 3'Missä on kehitettävää?', Ei näin: 'En oikein tiedä.' Esimerkiksi näin: 'Haluaisin kehittyä datanalytiikassa. Olen jo käynyt yhden verkkokurssin, mutta kaipaisin lisää käytännön harjoittelua projekteissa.'
4. 4'Mitkä ovat tavoitteesi ensi vuodelle?', Valmistele 2–3 SMART-tavoitetta: spesifejä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikataulutettuja. Esimerkiksi: 'Haluan johtaa itsenäisesti vähintään yhden asiakasprojektin Q3 mennessä.'
5. 5'Miten voin esihenkilönä tukea sinua paremmin?', Vastaa rehellisesti. Tämä on harvinainen tilaisuus antaa ylöspäin palautetta turvallisessa ympäristössä.

Tavoitteista sopiminen, älä jätä sitä esihenkilölle

Yksi yleisimmistä virheistä on jättää tavoitteiden asettaminen yksin esihenkilölle. Silloin sinulle saatetaan kirjata tavoitteita, jotka eivät motivoi tai edistä uraasi.

Tule kehityskeskusteluun omilla tavoite-ehdotuksillasi. Hyvä tavoite on konkreettinen ('johtaa projektin'), mitattava ('100 % aikataulussa'), aikataulutettu ('Q2 mennessä') ja kytketty sinun kehitykseesi, ei vain yrityksen tarpeisiin.

Hyvä käytäntö on sopia enintään 3–5 tavoitteesta, joista ainakin yksi on selkeästi oman osaamisen kehittämiseen liittyvä. Jos tavoitelista kasvaa yli viiteen, prioriteetit hämärtyvät eikä seuranta toimi.

Pyydä myös, että tavoitteet kirjataan ylös ja niitä seurataan, esimerkiksi välikatsauksessa puolen vuoden kuluttua. Ilman seurantaa tavoitteet unohtuvat molemmilta.

Palkasta puhuminen kehityskeskustelussa, näin teet sen oikein

Monelle palkasta puhuminen tuntuu kiusalliselta. Se ei tarvitse olla sitä. Kehityskeskustelu on yksi parhaista hetkistä ottaa palkkakeskustelu esille, ei ainoa, mutta luonteva.

Tärkeintä on pohjata pyyntö dataan, ei tunteeseen. 'Koen, että ansaitsisin enemmän' on heikko argumentti. 'Markkinapalkkani on Uratehtaan datan mukaan X–Y euroa, ja nykyinen palkkani on tämän alapuolella' on vahva.

Uratehtaan palkkatiedoista voit tarkistaa oman roolisi mediaanipalkan, alakohtaiset vaihteluvälit ja kokemustason vaikutuksen. Kun tuot konkreettiset luvut neuvotteluun, osoitat tehneesi taustatyön, ja poistat tilanteesta arvailun.

Esimerkiksi näin voit aloittaa: 'Haluaisin ottaa esille palkkani. Olen tutkinut, mitä vastaavissa tehtävissä maksetaan, ja markkinamediaani on noin X euroa. Nykyinen palkkani on alle sen. Mitä mahdollisuuksia meillä on korjata tätä?'

Ei näin: 'Kaikki muutkin saavat enemmän' tai 'Olen ollut jo niin kauan täällä.' Nämä ovat heikkoja perusteita. Markkinatieto, suoritukset ja konkreettiset saavutukset ovat vahvoja.

Jos esihenkilö sanoo, että palkasta päätetään muualla tai myöhemmin, pyydä konkretia: milloin ja miten päätös tehdään? Kuka on mukana? Milloin saat vastauksen? Kirjaa se ylös.

Yleisimmät virheet, ja miten välttää ne

Suurin osa kehityskeskusteluista epäonnistuu siksi, että työntekijä tulee paikalle valmistautumatta ja odottaa passiivisesti. Alla yleisimmät sudenkuopat.

1. 1Et valmistaudu. Kehityskeskustelu kestää tunnin, ehkä puolitoista. Jos tulet ilman omia ajatuksia, esihenkilö johtaa koko prosessia, ja tavoitteet voivat päätyä olemaan hänen, eivät sinun.
2. 2Vähättelet saavutuksiasi. Suomalaiseen kulttuuriin kuuluu vaatimattomuus, mutta kehityskeskustelu on väärä paikka sille. Esihenkilösi ei välttämättä tiedä kaikkea mitä teit, kerro se.
3. 3Et pyydä mitään konkreettista. Monelle kehityskeskustelu menee läpi ilman yhtäkään pyyntöä. Koulutus, jousto, vastuualueen laajennus, palkkakorotus, mitään ei saa jos ei pyydä.
4. 4Lupaat liikaa. Älä sovi 10 tavoitteen listaa miellyttääksesi esihenkilöäsi. Ylikuormittuneet tavoitteet johtavat epäonnistumisiin. Ole realistinen.
5. 5Unohdat dokumentoida. Kehityskeskustelun jälkeen kirjaa omin sanoin mitä sovittiin. Lähetä se sähköpostilla esihenkilölle: 'Sovimme seuraavista asioista…' Näin molemmilla on sama käsitys eikä muistikuvia tarvitse arvailla vuotta myöhemmin.
6. 6Jätät seurannan esihenkilölle. Ota itse vastuuta: palataan tähän puolen vuoden kuluttua, ja laita se kalenteriin.